Trendyol, n11, Shopify siparişlerini tek ekranda yönetmek: pazaryeri sipariş takibi rehberi

Sabah dokuz. Bereket Ev Tekstili altı kişilik bir ekip ve dört yerden satıyor: Trendyol, n11, kendi WooCommerce sitesi ve yeni açtığı Shopify mağazası. (Demo verisi.) Depodaki iki kişinin günü hep aynı başlıyor: dört sekme açılıyor, dört panelde ayrı ayrı "yeni sipariş var mı" diye bakılıyor, bulunanlar bir Excel'e kopyalanıyor, sonra o Excel'den paket listesi çıkarılıyor. Günde 60 sipariş için bu iş 40 dakika sürüyor. Ayda 20 saat, yılda iki buçuk haftalık mesai.

Asıl maliyet o 40 dakika değil. Asıl maliyet, dört panelin hiçbirinin size bütünü göstermemesi. Hangi kargo üç gündür hareketsiz, hangi siparişin takip numarası hiç girilmedi, hangi ürünün stoğu bu akşam bitecek: bu soruların cevabı hiçbir panelde yok, çünkü her panel yalnız kendi kanalını biliyor. Pazaryeri sipariş takip programı dediğimiz şey de aslında bu boşluğu doldurur: panelleri kapatmaz, panellerin üstüne sizin çalışma masanızı kurar.

Bu rehber o masayı nasıl kuracağınızı anlatıyor: hangi kanalın neyi getirdiğini, tek eşleme anahtarının neden sipariş numarası olduğunu, kargo ve stok disiplinini, ve dürüstçe, böyle bir sistemin yapmadığı şeyleri.

Çoklu kanalda günün nasıl kaybolduğu

Kanal sayısı arttıkça iş yükü doğrusal artmaz, çarpılarak artar. Sebep basit: her kanal kendi numarasını, kendi durum isimlerini, kendi ekranını dayatır. Aşağıdaki şema tek masanın neye benzediğini gösteriyor.

Şemanın üstündeki altı kutuyu birleştirmeden önce, birleştirmemenin faturasına bakalım. Dört panelde satan bir ekipte tekrar eden beş kayıp vardır ve hiçbiri beceriksizlik değildir; hepsi tek listenin olmamasından doğar.

• 1. Aynı siparişi iki kez hazırlamak. Sipariş hem panelden hem Excel'den bakıldığında, iki kişi aynı paketi toplayabilir. Küçük görünür, kargoya çıkan mükerrer paket geri döndüğünde küçük görünmez.
• 2. Takip numarası girilmemiş kargo. Paket çıkmıştır, numara hiçbir yere yazılmamıştır. Müşteri aradığında cevap yoktur, cevap yoksa iade talebi başlar.
• 3. Ödemesi beklemede kalan sipariş. Havale bekleyen sipariş hazırlanır, kargolanır, sonra ödeme hiç gelmez. Bu, kanal sayısı arttıkça en hızlı büyüyen kayıptır.
• 4. Kanallar arası stok çakışması. Depoda 8 adet kalan ürün dört kanalda birden satıştadır. Aynı gün 11 sipariş gelir, üç müşteriye iptal yazılır.
• 5. Hangi kanalın kazandırdığını bilmemek. Ciroyu kanal kanal ayırmıyorsanız, komisyonu ve iade oranını yüksek olan kanala reklam bütçesi ayırmaya devam edersiniz.

Beşinin ortak paydası şu: her biri, siparişin tek bir kayda dönüşmemesinden kaynaklanıyor. Kayıt yoksa liste yok, liste yoksa disiplin de yok.

Çoklu pazaryeri entegrasyonu kurarken sorulacak altı soru

Piyasadaki her entegrasyon "tüm pazaryerlerini bağlarız" der. Fark, bağlandıktan sonra ne olduğundadır. Karar vermeden önce sorulacak altı soru şunlar:

Bu altı sorunun cevabını yazılı almadan entegrasyon kurmayın. Özellikle birincisi: çift yönlü sanıp tek yönlü bir sistem kurarsanız, ekip Ohana360'ta siparişi Kargoda yapar ve pazaryerinde kargo bildirimi hiç yapılmaz. Bu, ceza puanına kadar giden bir yanlış anlamadır.

Tek eşleme anahtarı: sipariş numarası

Çoklu kanal düzeninin tamamı tek bir alanın üstünde durur: sipariş numarası. Kural şu: aynı numara ikinci kez geldiğinde yeni kayıt açılmaz, var olan kayıt güncellenir. Bu tek cümle mükerrer kaydı, çift paketlemeyi ve yanlış stok düşümünü aynı anda çözer.

İkinci kural, numaraların çakışmasını önlemek için ön ek kullanmaktır. n11'in 40917 numaralı siparişi ile Shopify'ın 40917 numaralı siparişi aynı kayıt değildir; ilki N11-40917, ikincisi SHP-40917 olarak yazılırsa hiçbir zaman karışmazlar.

Üçüncü kural, güncellemenin dar tutulmasıdır. Senkron var olan bir kayda dokunduğunda yalnız pazaryerinden gelebilecek alanları değiştirmelidir: durum, ödeme durumu, takip numarası. Müşteri adı, adres, kalemler ve özellikle sizin elle yazdığınız not korunur. Yoksa sistem, insanın kattığı bilgiyi her koşuda siler.

Sipariş masası: bir ekranda ne durmalı?

Tek liste kurmak listeyi doğru kurmak demek değil. İyi bir sipariş masası, sipariş numarasına bakmadan önce üç şeyi gösterir: siparişin hangi kanaldan geldiğini, hangi durumda olduğunu ve tutarını. Aşağıdaki ekran o masanın nasıl göründüğüdür.

Sağdaki üç kart, listenin kendisi kadar önemlidir. Kanal dağılımı günün dengesini gösterir. Dikkat isteyen siparişler kartı, gününüzü belirleyen karttır: ödemesi bekleyen, iki gündür kargolanmamış ve takip numarası girilmemiş siparişler burada toplanır. Kritik stok kartı ise akşam gelecek sorunu sabah söyler.

Bu masanın çalışması için sipariş kaydında bulunması gereken alanlar sabittir:

Dikkat: sipariş durumu ile ödeme durumu ayrı iki alandır. Kapıda ödemeli bir sipariş Kargoda olabilir ve ödemesi hâlâ beklemede olabilir. İkisini tek alanda birleştiren düzenler, ödeme riskini görünmez yapar.

Durum yolu ve kargo disiplini

Durum yolu kısa olmalı. Dört adım yeter: Yeni, Hazırlanıyor, Kargoda, Teslim edildi. Yolun dışında iki durum bulunur: İade ve İptal. Yedi aşamalı yollar kağıt üstünde daha ayrıntılı görünür, uygulamada kimse doldurmaz.

Kargo tarafındaki tek kural şu: takip numarası, durumla aynı anda girilir. "Sonra gireriz" diye ayrılan iki dakika, üç gün sonra bir müşteri şikayetine dönüşür. İyi bir sistemde bu iki alan zaten birbirine bağlıdır: kargoya verme aksiyonu durumu değiştirir ve imleci doğrudan takip numarası alanına götürür.

Stok: tek havuz, tek eşleşme kuralı

Çoklu kanal satışında stok, kanal başına değil tek havuzda tutulur. Depoda 8 pike takımı varsa, dört kanalın toplamda satabileceği 8 adettir. Bu havuzun doğru çalışması tek bir şarta bağlı: sipariş kalemindeki kısa kod ile ürün kartındaki kısa kodun birebir aynı olması.

Kısa kod (slug) mağaza ile CRM arasındaki eşleştirme anahtarıdır. pike-takimi ile pike_takimi aynı ürün değildir; ikincisi eşleşmezse stok hiç düşmez ve kimse fark etmez, çünkü hata bir uyarı üretmez, sadece sessizce hiçbir şey yapmaz. Kurulumun en kritik adımı bu yüzden ürün kataloğunun kodlarını kanallarla hizalamaktır.

Havuz doğru kurulduğunda üç şey kendiliğinden çalışır: sipariş oluşunca adet düşer, sipariş İade ya da İptal olunca adet geri eklenir, adet önceden belirlediğiniz kritik seviyeye inince uyarı üretilir. Kritik seviye ürünün tedarik süresine göre belirlenir: iki günde gelen ürün için 5, üç haftada gelen ürün için 40 doğru rakam olabilir. Tek bir kritik seviyeyi bütün katalog için kullanmak, uyarıyı gürültüye çevirir.

Kanal karnesi: hangi kanal gerçekten kazandırıyor?

Kanal bazlı ciro tek başına yanıltıcıdır. En çok ciro yapan kanal, komisyon ve iade sonrası en az kazandıran kanal olabilir. Ayda bir bakılacak dört rakam yeterlidir:

1. Kanal başına sipariş adedi. Hacim nerede?
2. Kanal başına ciro ve sepet ortalaması. Hacim ile değer aynı yerde mi? Sepet ortalaması düşük bir kanal, kargo maliyetiyle birlikte zarar yazabilir.
3. Kanal başına iade oranı. İade edilen sipariş sayısının o kanaldaki toplam siparişe oranı. İki katına çıkan bir iade oranı, ürün açıklamasında ya da görselde bir sorun olduğunu söyler.
4. Kanal başına komisyon ve kargo yükü. Bu rakam pazaryeri panelinden gelir, CRM'den değil; ama diğer üçünün yanına yazılmadan karar verilemez.

Bu dört rakamı yan yana koyduğunuzda karar netleşir: hangi kanalda kampanya yapılır, hangi kanalda fiyat gözden geçirilir, hangi kanaldan çekilmek gerekir.

İlk 7 gün: kurulum planı

Çoklu kanal düzenine geçişin en sık başarısız olma nedeni, bütün kanalları aynı gün bağlamaktır. Bir kanalla başlayın, oturunca ikinciyi ekleyin. Günde bir saat, yedi gün yeterlidir.

Sekizinci gün Excel kapanır. Paralel yürütme ilk hafta faydalıdır, ikinci hafta zararlıdır: kimse iki yere birden yazmaz.

Ohana360'ta nasıl çalışıyor?

eTicaret360 bu masanın kendisidir. Ne yaptığını abartmadan, ne yapmadığını da saklamadan anlatalım.

• Sekmeler: Ana Sayfa, Siparişler, Ürünler ve paylaşılan Şirketler, Kişiler, Görevler. Sipariş ve ürün ayrı iki nesnedir; Nesne Yöneticisi'nden kendi alanlarınızı ve seçim listelerinizi ekleyebilirsiniz.
• Pazaryeri bağlantıları: dokuz sağlayıcı doğrudan bağlanır: Trendyol, Hepsiburada (beta), n11, Pazarama, Çiçeksepeti, WooCommerce, Shopify, ikas ve Amazon (beta). Bağlantı Uygulama Ayarları içindeki Pazaryerleri sekmesinden kurulur ve yalnız yöneticiler görür. Anahtarlar sunucuda org başına saklanır, tarayıcıya inmez, ekranda maskeli görünür. Bağla ve Sına gerçek bir istek atar; başarılıysa kaydeder ve ilk senkronu yapar.
• Senkron: sunucu 15 dakikada bir son günlerin siparişlerini tarar, yenisini açar, var olanın durumunu, ödeme durumunu ve takip numarasını günceller. Satırdaki Şimdi Senkronla düğmesi aynı işi anında yapar. Senkronu durdurmak için Kurulum içindeki Otomasyonlar listesinde "Pazaryeri sipariş senkronu" kartını Pasif yapmak yeterlidir; Bağlantıyı Kes yalnız senkronu durdurur, siparişleri silmez.
• Mağaza webhook'u: özel yazılmış siteler için ikinci yol. Siteniz sipariş oluştuğunda Bearer anahtarıyla yetkilendirilmiş bir POST isteği atar; anahtar alan sipariş numarasıdır, aynı numara ikinci kez gelirse yalnız gönderilen alanlar güncellenir. Kayıt tetikli akışlarınız webhook yazımlarında da çalışır.
• Sipariş kaydı: dış sipariş numarası, müşteri bilgileri, adres, kalemler, ara toplam, kargo ücreti, toplam. Durum yolu Yeni, Hazırlanıyor, Kargoda, Teslim Edildi; yolun dışında İade ve İptal. Ödeme durumu ayrı izlenir: Ödendi, Bekliyor, İade Edildi.
• Kargoya Ver: kayıt sayfasındaki düğme durumu Kargoda yapar ve imleci Takip No alanına götürür. İade düğmesi siparişi tek adımda iade olarak işaretler. Kargo firması bir seçim listesidir (Aras, Yurtiçi, MNG, PTT, Sürat, UPS, Diğer).
• Ürün ve stok: her ürün numaralı bir karttır: ad, kısa kod, fiyat, eski fiyat, durum, görsel ve not. Stok Adedi girilirse takip açılır, boş bırakılırsa takip yapılmaz. Kritik Seviye uyarı eşiğidir; adet o seviyeye inince liste kırmızıya döner ve bildirim üretilir, sıfırlanınca "Stok tükendi" bildirimi gider. Sipariş oluşunca kalemlerdeki adetler düşer, İade ya da İptal'de geri eklenir.
• Bildirimler: yeni siparişte org geneline zil bildirimi ve anlık bildirim gider; bildirime dokununca doğrudan sipariş kaydı açılır.
• Ana sayfa: bugünün siparişleri, obje envanteri ve Dikkat İsteyen Siparişler listesi. Bu liste açık siparişleri sebebe göre sıralar: ödemesi bekleyen en üstte, sonra iki gündür kargolanmamışlar, sonra kargoda olup takip numarası girilmemişler.
• Dahil değil: pazaryerine geri yazma yoktur. Ohana360'ta durumu değiştirmek, takip numarası girmek ya da stok düzeltmek pazaryerine ya da mağazanıza hiçbir şey göndermez; senkron tek yönlüdür. Ayrıca kargo firmalarıyla API entegrasyonu, kargo etiketi ya da barkod basma, ürün ve fiyat listeleme yönetimi, pazaryeri komisyon hesabı, e-Fatura ve GİB entegrasyonu bulunmaz. Bunlar için satıcı panelinizi ve mevcut muhasebe düzeninizi kullanmaya devam edersiniz.
• Ayrı bir uyarı: eTicaret360'ın Ürünler ve Siparişler nesneleri, Satış360 ile Finans360'ın kullandığı Ürünler ve Fiyat Listesi'nden ve Finans360 sipariş ve faturalarından ayrıdır. Perakende akışı ile teklif akışı birbirine karışmaz. İkisini birlikte kullanıyorsanız ciroyu ayrı raporlarla izleyin.
• Beta notu: Hepsiburada ve Amazon bağlayıcıları beta işaretlidir. Amazon, geliştirici onayı tamamlanana kadar yalnız kendi mağazanız için Seller Central'dan aldığınız refresh token ile çalışır; alıcı adı ve adres için ayrıca Amazon'un ilgili rol onayı gerekir, onay yoksa siparişler adressiz düşer.

Akışı 89 saniyede görmek isterseniz:

Hangi raporları kurarsınız?

Dürüst bir sınır: eTicaret360 hazır rapor ve dashboard ile gelmez. Rapor oluşturucunun nesne listesinde Siparişler (eTicaret360) ve Ürünler (eTicaret360) hazır durur, raporları siz kurar, bir dashboard'a yerleştirir ve isterseniz e-posta aboneliği açarsınız. Sipariş nesnesinde raporlanabilir alanlar şunlardır: Sipariş No, No, Müşteri Adı, İl, Satış Kanalı, Durum, Ödeme Durumu, Kargo Firması, Ara Toplam, Kargo Ücreti, Toplam, Sipariş Tarihi. Tarih alanları gün, hafta, takvim ayı, çeyrek ve yıl bazında gruplanabilir.

İkinci dürüst sınır: sepet ortalaması ve iade oranı rapor oluşturucuda birer alan değildir. Sepet ortalamasını kanal raporunda toplamı adete bölerek, iade oranını ise iki raporun (kanala göre toplam sipariş ve kanala göre iade) sayılarını yan yana koyarak çıkarırsınız. Ürün bazında ciro ise doğrudan raporlanmaz, çünkü kalemler sipariş kaydında metin satırları olarak durur; ürün bazlı hareketi ürün kartının altındaki son siparişler listesinden izlersiniz.

Siparişten sonrasını, yani faturayı ve tahsilatı da aynı yere taşıyacaksanız fatura ve tahsilat takibi rehberi zincirin devamını anlatıyor. Kargo çıkışı, teslim ve iade adımlarında müşteriye giden bilgilendirmeleri sisteme yaptırmak için otomatik müşteri hatırlatma sistemi yazısına, verinizin hâlâ tablolarda durduğu yerden başlamak için Excel ile müşteri takibi rehberine bakabilirsiniz. Güncel rakamlar fiyatlandırma sayfasında, kendi verinizle denemek için demo talebi açabilirsiniz.

Sık sorulan sorular